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利用科技手段 实现档案现代化管理

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   随着经济社会的发展和科技的进步,档案管理现代化步伐也越来越快,如何更好地适应档案事业发展新形势的求是广大档案工作者必须认真对待的课题,本文对此加以研究与思考。
关键词档案管理;现代化问题;研究与思考
随着科技的发展,现有的档案管理工作单纯依靠手工检索、人工调卷,满足不了为经济建设服务,适应不了时代发展的求。档案工作者必须强化信息 意识和信息观念,变静态档案信息为动态档案信息,搞好信息资源的开发和利用。电子文献信息将构成档案信息的主体,随着知识经济时代的到来,对档案信息的利 用求量与日俱增,将信息工作纳入档案管理工作中去,充分利用高新技术手段,促使档案管理信息广泛交流、扩散和利用,利用科技手段快速获取档案信息,档 案部门把大量有价值的档案信息开发出来。实现档案的电子文件化管理,是档案现代化管理的重环节。
档案工作顺应潮流发展,造就出一批一专多能复合型人才,坚持不断更新,勇于探索,学习新知识,掌握新技能,是适应现代化档案管理工作的需。
首先,正确认识档案的地位和价值。
1.档案是社会信息的重组成部分。文献信息是信息资源的主体,开发和建设好文献信息资源,将对社会信息化起巨大作用。已纳入信息系统的档案 工作,在管理上必须建立科学的信息接收、加工、存储、输出、反馈系统。档案工作者必须强化信息意识和信息观念,变静态档案信息为动态档案信息,搞好信息资 源的开发和利用。目前,许多电子文献信息已收入数据片中(包括以纸质、磁盘、光盘为载体的文献档案),并已加工上网。信息化档案,
这样,档案管理的大量工作由计算机来完成,综合管理能力、信息服务质量与业务人员来完成,综合管理能力、信息服务质量与业务人员素质大大高,使档案信息管理趋于现代化、规范化和法制化,最终实现档案信息管理的社会化。
2.增强经济效益观念。保存档案的目的在于开发利用。档案来源于社会实践,又应用于社会实践,具有广泛的社会价值,能够为社会各界进行有效的服务。
3.加速观念更新步伐。高新技术推动下的档案管理工作求档案工作人员既有较高的政治素质,有高尚的情操志趣,对国家社会有强烈的使命感和 责任感,还有坚实的档案理论基础,掌握多专业、多学科的科学知识,有严谨的科学态度和追求真理的强烈欲望以及朴实的工作作风,也有创新思维、善于思 考、勇于探索和乐于奉献的精神。
其次,大力开发档案信息资源。
知识经济时代到来,社会对档案信息的利用需量与日俱增,求档案管理工作必须实现信息化管理,就是将信息工作引入档案管理工作中去,充分利用高新技术手段,促使档案管理信息广泛交流、扩散和利用,这是时代赋予档案工作的重内容。
1.利用科学手段,快速获取档案信息。随着档案信息量的剧增和电子文献等新载体的大量出现,人们需采取先进技术,实现档案全方位、多层次、 多功能的现代化管理,应用计算机,引入多媒体技术,使档案信息存储方式发生深刻变革,即传统的纸质载体的档案管理可以进行全文、全图、全声的光盘储存,实 现细微保存及全屏幕自动检索,打破传统档案利用时空限制,为实现资源共享及远程传递。
2.尽快介入电子文献的收集和管理。电子文献的特性(1)依赖性和不可识别性;(2)技术更新快,寿命短,体积小;(3)载体稳定性; (4)载体形式多样性;(5)信息易控制、可变性与易丢性;(6)信息共享性与无原件概念;(7)动态与虚拟文件特征。由于电子文献的上述特点,传统的保 存和管理文件方法不再有效。
再次,强化对档案的信息管理。
1.建立集成系统,丰富档案储藏,增加信息的储存量。增强综合开发功能,全方位、多角度、多层次地收集档案信息,实行一体化管理,形成档案信息管理网络,以保证档案的完整。
2.注重档案信息的质量,努力使各门类档案齐全,结构合理,完整精炼,为开发档案信息资源打好质量基础。
3.对档案实行规范化管理,实现档案实体分类、编号、排架的标准化和规范化,做好档案业务基础工作,为利用档案信息资源奠定检索基础。
4.档案部门把大量有价值的档案信息开发出来,做到传递、输出的档案信息的及时、准确性,因而必须建立计算机检索系统,建立数据库,以满足科学管理的需。
最后,档案的电子文献化管理。
电子文献档案的管理。从信息安全的角度出发,主是对使用者的管理,对供利用载体的管理及使用中保密措施等管理。一是使用权限的审核在使 用中,由系统自动判定使用者身份的合法性及所使用的范围,并由系统自动对其操作的路径进行跟踪与记录;二拷贝的供与收回原则上应避免把载体上的电子文 献档案全部拷贝给使用者,并通过技术手段防止所供的拷贝再复制。同时应对回收的拷贝做消除处理;三是加强使用的安全管理不能无原则地向使用者供全部 的使用方式,对供的拷贝的制作,必须在有效监督下进行,对加密级的信息进行加密处理,应对使用的全过程进行有效的跟踪监控等。
综上所述,档案资源的开发与利用,是档案管理现代化的核心,因此,面对经济时代的迅猛发展,档案管理必须因势利导,运用信息技术改造传统的档案管理工作,实现档案管理网络化,加强档案管理信息高速公路建设,大力培养档案管理新型人才,更好地为社会主义现代化建设服务。